מהי חשבונית עסקה ומתי להשתמש בה?

חשבונית עסקה היא מסמך חשוב המשמש לתיעוד עסקאות בין עסקים או בין עסק ללקוח. היא מהווה הוכחה לביצוע העסקה ומשמשת כבסיס לדיווח לרשויות המס. אבל מתי בדיוק צריך להשתמש בחשבונית עסקה? במאמר זה נסביר לעומק מהי חשבונית עסקה, נבחן את ההבדלים בינה לבין מסמכים דומים, ונפרט מי רשאי להפיק אותה ומה היא חייבת לכלול.

ההבדלים בין חשבונית עסקה, חשבונית מס וקבלה

קודם כל, חשוב להבין את ההבדלים בין סוגי המסמכים הנפוצים לתיעוד עסקאות כספיות:

חשבונית עסקה

חשבונית עסקה היא מסמך המפרט את פרטי העסקה, כולל המוצרים או השירותים שניתנו והסכומים הנדרשים. היא יכולה להיות מונפקת על ידי עוסק פטור או עוסק מורשה. עם זאת, חשבונית עסקה אינה כוללת פירוט של המע"מ ואינה מאפשרת ללקוח לקזז את המע"מ כתשומת מס.

חשבונית מס

חשבונית מס היא מסמך המונפק על ידי עוסק מורשה בלבד, בהתאם לחוקי המס בישראל. עוסקים פטורים אינם רשאים להנפיק חשבונית מס, אלא רק קבלות או חשבוניות עסקה. חשבונית מס כוללת פירוט של סכום העסקה והמע"מ הנגבה, ומאפשרת ללקוח, אם הוא עוסק מורשה, לקזז את המע"מ כתשומת מס.

קבלה

קבלה היא אישור על תשלום שהתקבל. היא מונפקת כאשר התשלום מתבצע במזומן, צ'ק או כרטיס אשראי במעמד ביצוע העסקה. הקבלה מעידה שהכסף שולם אך לא מפרטת את מהות העסקה או הסחורה שנרכשה.

חשבונית מס-קבלה

חשבונית מס-קבלה משלבת את שני המסמכים – היא מתעדת את פרטי העסקה, מציגה את המע"מ ומשמשת גם כאישור על קבלת התשלום מהלקוח במעמד העסקה.

מי רשאי להפיק חשבונית עסקה?

עוסק פטור

עוסק שמחזור העסקאות השנתי שלו נמוך מ-120,000 ש"ח (נכון ל-2024) מוגדר כעוסק פטור. הוא אינו גובה מע"מ מלקוחותיו ואינו מדווח על תשלומי מע"מ לרשויות. עוסק פטור מנפיק חשבוניות עסקה ללא פירוט מע"מ.

עוסק מורשה

עוסק שחצה את הרף השנתי של מחזור הכנסות, מחויב להירשם כעוסק מורשה ולגבות מע"מ בהתאם לחוק. עוסק מורשה מחויב להפיק חשבוניות מס הכוללות מע"מ. הוא יכול להפיק גם חשבונית עסקה ללא מע"מ כאשר הוא מוכר ללקוח פרטי או לעוסק פטור.

מה חייב להיכלל בחשבונית עסקה?

כדי שחשבונית עסקה תהיה חוקית ותקפה, היא חייבת לכלול מספר פרטים:

פרטי העסק

בחשבונית העסקה חייבים להופיע שם העסק, כתובתו ופרטי ההתקשרות. בנוסף, צריך לציין את מספר עוסק המורשה או הפטור.

פרטי הלקוח

יש לכלול בחשבונית את שם הלקוח וכתובתו. במידה והלקוח הוא עוסק, חשוב לציין את מספר העוסק שלו.

תיאור השירות או המוצר

על החשבונית לכלול תיאור מפורט של המוצרים או השירותים שסופקו, לרבות כמויות, מחירים ליחידה וסה"כ מחיר לפני מע"מ (אם רלוונטי).

מחיר ותנאי תשלום

בחשבונית יש לציין את הסכום הכולל לתשלום, תנאי התשלום (כמו שוטף פלוס 30) ואמצעי התשלום המקובלים על העסק.

יתרונות השימוש בחשבונית עסקה דיגיטלית

כיום יותר ויותר עסקים עוברים להנפקת חשבונית עסקה באופן דיגיטלי, שנקראת גם חשבונית ירוקה. במקום להדפיס חשבוניות על נייר, כפי שעשינו בעבר, אפשר להפיק חשבונית ירוקה שנוצרת, נשמרת ונשלחת באופן דיגיטלי.

חיסכון בזמן ונייר

הפקת חשבוניות דיגיטליות חוסכת את הצורך בהדפסה, מעטפות ומשלוח בדואר. מלבד החיסכון בנייר ובעלויות הדפסה ומשלוח, החשבונית מגיעה ללקוח בקליק, ללא עיכובים וסיבוכים.

ניהול ומעקב יעיל יותר

תוכנות לחשבוניות דיגיטליות מאפשרות ניהול מסודר ויעיל של כל החשבוניות במקום אחד. בלחיצת כפתור אפשר למצוא חשבונית ספציפית, לעקוב אחר סטטוס התשלום ולנתח נתוני מכירות לאורך זמן.

שליחה מהירה ללקוח

חשבונית ירוקה ניתנת לשליחה ישירות לכתובת המייל של הלקוח או בהודעת סמס עם קישור לצפייה והדפסה. התהליך מהיר ופשוט יותר גם לעסק שלכם וגם ללקוחות.

אחסון מאובטח בענן

אחסון חשבוניות בענן מאובטח יותר מאשר תיוקים פיזיים. החשבוניות מגובות ומוגנות מפני אובדן או גניבה. בנוסף, הגישה אליהן אפשרית מכל מקום ומכל מכשיר, ללא תלות במשרד פיזי.

לסיכום

חשבונית עסקה היא מסמך חשוב לעסקים, המשמש לתיעוד עסקאות בצורה מסודרת וללא מע"מ. מעבר לדרישות החוק, חשבונית עסקה מסייעת לשמור על תיעוד מקצועי ומאפשרת תהליך עבודה יעיל ונוח יותר מול לקוחות. המעבר לחשבוניות דיגיטליות משדרג את התהליך כולו, חוסך זמן ומשאבים, ויכול לשפר את ניהול העסק שלכם.